English

Our goal is to operate a modern and secure hosting environment. In recent months, we have been working on security systems in the area of our e-mail infrastructure, which make it much more difficult to exploit our infrastructure for SPAM messages.

One of these security systems restricts the sending of e-mails under domains that do not correspond to the e-mail user (SMTP user).

Concrete example: Your user name is info@domain1.de. Then you may only use e-mail addresses with the same domain name domain1.de as the sender. However, there is one exception: the recipient of the e-mail uses the same domain as the user sending the e-mail.

Examples:

allowed because the sender domain is the same as the user domain: Sender info@domain1.de, recipient info@domain2.de, user info@domain1.de

permitted because recipient domain is the same as user domain: sender info@domain1.de, recipient info@domain2.de, user info@domain2.de

not allowed: sender info@domain1.de, recipient info@domain.2de, user info@domain3.de

However, it is also possible to enable other domains (in the example "not allowed" domain1.de) as senders. A DNS TXT record can be created so that the sending of emails with a sender under domain1.de is permitted for the user info@domain3.de. We have named this record allowedsenders. It is structured as follows:

_allowedsenders.domain1.de IN TXT "domain3.de"
This entry allows info@domain3.de to send e-mails with the sender info@domain1.de, for example.

You cannot create the DNS entry because you do not have access to the DNS zone. What can you do now?

There are several use cases for which we would like to describe alternative solutions:

1. You use a contact form on your website and use an email address that a prospective customer enters on your website as the sender:

First, we recommend simply sending emails from websites via the web server itself (SMTP server 127.0.0.1 or localhost). Secondly, we recommend using one of your own e-mail addresses as the sender and inserting the e-mail address of the interested party as “Reply-To”.

If you still want or need to send authenticated messages, you should enter a user name for the SMTP server whose domain corresponds to the recipient domain. Possible is for example
Sender info@domain-interessent.de, recipient info@ihre-domain.de, user formular@ihre-domain.de
Not possible, for example:
Sender info@domain-interessent.de, recipient info@ihre-andere-domain.de, user formular@ihre-domain.de

2. you use a user name for your smart host and use it to forward emails from different domains:

The use of individual mailboxes as smart hosts was never intended by us, but has worked so far. The allowedsenders entry we have implemented also works if a corresponding entry exists for the recipient domain. So if you want to send for any sender, an allowedsenders entry must exist for the corresponding recipient domain.

Example:
sender info@beliebige-domain.de, recipient info@ihre-domain.de, user formular@ihre-smarthost-domain.de

If a DNS entry exists for _allowedsenders.your-domain.com and your-smarthost-domain.com is stored there, the email will also be accepted.

If you are unable to create the DNS entry for both the sender and recipient domains, please contact us. It is possible, for example, that you book your own SMTP relay with us, which does not carry out any checks. In this case, unfortunately, you can no longer use pure mailboxes as a smart host.

3. you are using a sender whose domain cannot be found in the DNS:

Our security system is designed to prevent spoofing/abuse of third-party domains. Domains that do not exist in the DNS, such as domain.local, are not protected. It is still possible to use such domains as senders.

Deutsch

Unser Ziel ist der Betrieb einer modernen und sicheren Hosting-Umgebung. Wir haben in den letzten Monaten an Sicherheitssystemen im Bereich unserer E-Mail Infrastraktur gearbeitet, welche das Ausnutzen unserer Infrastruktur für SPAM Nachrichten deutlich erschweren.

Eines dieser Sicherheitssysteme schränkt den Versand von E-Mails unter Domains ein, welche nicht dem E-Mail Benutzer (SMTP-Benutzer) entsprechen.

Konkretes Beispiel: Ihr Benutzername lautet info@domain1.de. Dann dürfen Sie als Absender nur noch E-Mail-Adressen der gleichlautenden Domain domain1.de verwenden. Eine Ausnahme existiert jedoch: Der Empfänger der E-Mail nutzt die gleiche Domain wie der Benutzer, der die E-Mail versendet.

Beispiele:

erlaubt weil Absenderdomain gleich Benutzerdomain: Absender info@domain1.de, Empfänger info@domain2.de, Benutzer info@domain1.de

erlaubt weil Empfängerdomain gleich Benutzerdomain: Absender info@domain1.de, Empfänger info@domain2.de, Benutzer info@domain2.de

nicht erlaubt: Absender info@domain1.de, Empfänger info@domain.2de, Benutzer info@domain3.de

Es ist jedoch möglich, auch fremde Domains (im Beispiel "nicht erlaubt" domain1.de) als Absender freizuschalten. Damit das Versenden von E-Mails mit einem Absender unter domain1.de für den Benutzer info@domain3.de erlaubt wird, kann ein DNS TXT Eintrag angelegt werden. Wir haben diesen Record allowedsenders genannt. Er ist folgendermaßen aufgebaut:

_allowedsenders.domain1.de IN TXT "domain3.de"

Mit diesem Eintrag erlaubt man, dass info@domain3.de bspw. E-Mails mit dem Absender info@domain1.de versenden darf.

Sie können den DNS Eintrag nicht anlegen, weil Sie keinen Zugriff auf die DNS Zone haben. Was nun?

Es gibt mehrere Anwendungsfälle, zu denen wir Ihnen alternative Lösungen beschreiben möchten:

1. Sie verwenden ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite und verwenden als Absender eine E-Mail-Adresse, die ein Interessent auf Ihrer Webseite eingibt:

Zunächst empfehlen wir, E-Mails von Webseiten einfach über den Webserver selbst (SMTP Server 127.0.0.1 bzw. localhost) zu versenden. Als zweites empfehlen wir, als Absender eine Ihrer eigenen E-Mail-Adressen zu verwenden und die E-Mail-Adresse des Interessenten als "Reply-To" einzufügen.

Wenn Sie dennoch authentifiziert versenden wollen bzw. müssen, sollten Sie einen Benutzernamen für den SMTP Server angeben, dessen Domain der Empfängerdomain entspricht. Möglich ist bspw:
Absender info@domain-interessent.de, Empfänger info@ihre-domain.de, Benutzer formular@ihre-domain.de
Nicht möglich ist bspw.:
Absender info@domain-interessent.de, Empfänger info@ihre-andere-domain.de, Benutzer formular@ihre-domain.de

2. Sie verwenden einen Benutzernamen für Ihren Smarthost und leiten darüber E-Mails verschiedener Domains weiter:

Die Verwendung einzelner Postfächer als Smarthost war zwar nie von uns angedacht, hat aber bisher funktioniert. Der von uns implementierte allowedsenders Eintrag funktioniert auch, wenn bei der Empfängerdomain ein entsprechender Eintrag vorhanden ist. Wenn Sie also für beliebige Absender versenden wollen, muss bei der entsprechenden Empfängerdomain ein allowedsenders Eintrag existieren.

Beispiel:
Absender info@beliebige-domain.de, Empfänger info@ihre-domain.de, Benutzer formular@ihre-smarthost-domain.de

Sofern ein DNS Eintrag für _allowedsenders.ihre-domain.de existiert und dort ihre-smarthost-domain.de hinterlegt ist, wird die E-Mail ebenfalls akzeptiert.

Sollten Sie den DNS Eintrag sowohl für die Absender- als auf für die Empfängerdomain nicht anlegen können, sprechen Sie uns bitte an. Es ist möglich, dass Sie bspw. ein eigenes SMTP Relay bei uns buchen, welches keine Checks durchführt. In diesem Fall können Sie leider keine reinen Postfächer mehr als Smarthost nutzen.

3. Sie verwenden einen Absender, dessen Domain nicht im DNS zu finden ist:

Unser Sicherheitssystem soll das Spoofing/den Missbrauch von fremden Domains verhindern. Domains, die nicht im DNS existieren, wie domain.local, werden dadurch nicht geschützt. Es ist weiterhin möglich, solche Domains als Absender zu verwenden.

Français

Notre objectif est d'exploiter un environnement d'hébergement moderne et sûr. Au cours des derniers mois, nous avons travaillé sur des systèmes de sécurité dans le domaine de notre infrastructure de messagerie, qui rendent nettement plus difficile l'exploitation de notre infrastructure pour les messages SPAM.

L'un de ces systèmes de sécurité limite l'envoi d'e-mails sous des domaines qui ne correspondent pas à l'utilisateur de l'e-mail (utilisateur SMTP).

Un exemple concret : Votre nom d'utilisateur est info@domain1.de. Dans ce cas, vous ne pouvez utiliser comme expéditeur que des adresses e-mail du domaine homonyme domain1.de. Il existe toutefois une exception : le destinataire de l'e-mail utilise le même domaine que l'utilisateur qui envoie l'e-mail.

Exemples :
autorisé car le domaine de l'expéditeur est le même que celui de l'utilisateur : Expéditeur info@domain1.de, destinataire info@domain2.de, utilisateur info@domain1.de

autorisé parce que le domaine du destinataire est le même que le domaine de l'utilisateur : expéditeur info@domain1.de, destinataire info@domain2.de, utilisateur info@domain2.de

non autorisé : expéditeur info@domain1.de, destinataire info@domain.2de, utilisateur info@domain3.de

Il est toutefois possible d'activer des domaines étrangers (dans l'exemple « non autorisé » domain1.de) comme expéditeur. Pour que l'envoi d'e-mails avec un expéditeur sous domain1.de soit autorisé pour l'utilisateur info@domain3.de, un enregistrement DNS TXT peut être créé. Nous avons appelé cet enregistrement allowedsenders. Il est structuré comme suit :

_allowedsenders.domain1.de IN TXT "domain3.de"

Avec cet enregistrement, on autorise info@domain3.de à envoyer par exemple des e-mails avec l'expéditeur info@domain1.de.

Vous ne pouvez pas créer l'enregistrement DNS parce que vous n'avez pas accès à la zone DNS. Que faire maintenant ?

Il existe plusieurs cas d'utilisation pour lesquels nous aimerions vous décrire des solutions alternatives :

1. Vous utilisez un formulaire de contact sur votre site web et utilisez comme expéditeur une adresse e-mail qu'un intéressé a saisie sur votre site web :

Tout d'abord, nous recommandons d'envoyer les e-mails des pages web simplement via le serveur web lui-même (serveur SMTP 127.0.0.1 ou localhost). Ensuite, nous recommandons d'utiliser une de vos propres adresses e-mail comme expéditeur et d'insérer l'adresse e-mail du prospect comme « Reply-To ».

Si vous souhaitez ou devez tout de même effectuer un envoi authentifié, vous devez indiquer un nom d'utilisateur pour le serveur SMTP dont le domaine correspond au domaine du destinataire. Il est par exemple possible d'utiliser :
Expéditeur info@domain-interessent.de, destinataire info@ihre-domain.de, utilisateur formular@ihre-domain.de
N'est pas possible, par exemple :
Expéditeur info@domain-interessent.de, Destinataire info@ihre-andere-domain.de, Utilisateur formular@ihre-domain.de

2. vous utilisez un nom d'utilisateur pour votre smarthost et transférez des e-mails de différents domaines par ce biais :

L'utilisation de boîtes aux lettres individuelles comme smarthost n'a certes jamais été envisagée par nous, mais elle a fonctionné jusqu'à présent. L'entrée allowedsenders que nous avons implémentée fonctionne également si une entrée correspondante existe pour le domaine destinataire. Si vous voulez donc envoyer pour n'importe quel expéditeur, il faut qu'une entrée allowedsenders existe pour le domaine destinataire correspondant.
Exemple :

expéditeur info@beliebige-domain.de, destinataire info@ihre-domain.de, utilisateur formular@ihre-smarthost-domain.de

Dans la mesure où il existe une entrée DNS pour _allowedsenders.votre-domaine.fr et que votre-smarthost-domain.fr y est enregistré, l'e-mail est également accepté.

Si vous ne pouvez pas créer l'enregistrement DNS pour le domaine de l'expéditeur et du destinataire, veuillez nous contacter. Il est possible que vous réserviez chez nous votre propre relais SMTP, qui n'effectue pas de vérifications. Dans ce cas, vous ne pouvez malheureusement plus utiliser de boîtes aux lettres pures comme smarthost.

3. vous utilisez un expéditeur dont le domaine ne figure pas dans le DNS :

Notre système de sécurité vise à empêcher l'usurpation/l'utilisation abusive de domaines étrangers. Les domaines qui n'existent pas dans le DNS, comme domain.local, ne sont donc pas protégés. Il est toujours possible d'utiliser de tels domaines comme expéditeur.